Ich brauche kurz Deine Hilfe

Auch diese Woche erwartet Dich hier in meinem Newsletter wie gewohnt ein Artikel (Du findest ihn weiter unten). Aber zuvor hätte ich eine Bitte an Dich:

Ich schreibe diesen Newsletter nun schon eine ganze Weile. Und trotzdem weiss ich erstaunlich wenig darüber, warum Du den Newsletter liest und wovon Du künftig gerne mehr hättest.

Das möchte ich ändern.

Deshalb habe ich eine kurze Umfrage vorbereitet. Sie dauert weniger als zwei Minuten, ist vollständig anonym und hilft mir ganz konkret dabei zu entscheiden, welche Themen, Formate und Inhalte künftig mehr Raum bekommen.

Kurz gesagt: Wenn Du diesen Newsletter regelmässig liest, dann kannst Du jetzt mit beeinflussen, wie er sich weiterentwickelt.

Nimm Dir bitte kurz zwei Minuten und mach bei der Umfrage mit:

👉 Hier geht’s zur Umfrage​

Keine Sorge: Das Ganze ist kürzer, als „nur schnell“ durch Instagram zu scrollen.

Vielen Dank! Deine Antworten helfen mir wirklich weiter.

Und jetzt zum Artikel:

Vergiss Zeitmanagement. Das hier ist Dein eigentliches Problem.

Wenn Arbeit liegen bleibt, suchen wir die Ursache gerne beim Zeitmanagement: Die Aufgaben sind nicht sauber organisiert. Das Postfach quillt über. Die To-do-Liste wird länger statt kürzer. Und irgendwann ist nicht einmal mehr klar, womit man anfangen soll.

Die naheliegende Lösung: ein besseres System: besser planen, besser priorisieren, besser organisieren.

Möglicherweise ist das tatsächlich die Antwort. Eventuell versuchen wir damit aber auch, ein Motivationsproblem mit einem Organisationssystem zu lösen. Denn viele Produktivitätsprobleme entstehen gar nicht deshalb, weil Menschen grundsätzlich schlecht organisiert wären. Das Problem beginnt oft einen Schritt später: Irgendwann fehlt die Energie, die eigene Organisation überhaupt noch aufrechtzuerhalten.

Gerade wenn besonders viel los ist, passiert etwas Paradoxes. Wir streichen als Erstes die Dinge, die uns helfen würden, mit der Belastung umzugehen: Keine Zeit, die Aufgaben zu sortieren. Keine Zeit, Prioritäten zu setzen. Keine Zeit, das eigene System aufzuräumen. Und erst recht keine Zeit, einmal in Ruhe darüber nachzudenken, was davon wirklich wichtig ist.

Also reagieren wir nur noch. Auf die nächste E‑Mail. Die nächste Nachricht. Die nächste Anfrage. Das nächste Problem.

Bis so viele Dinge gleichzeitig offen sind, dass ein neues Problem entsteht: Wo soll ich überhaupt anfangen?

Mehr Arbeit führt nicht automatisch dazu, dass wir mehr tun. Ab einem gewissen Punkt kann das Gegenteil passieren. Der Berg wird so groß, dass wir davorstehen und erst einmal gar nichts mehr machen.

Und möglicherweise fehlt Dir in diesem Moment gar nicht die richtige Produktivitätsmethode. Eventuell fehlt Dir ein überzeugender Grund, warum Du Dich wieder durch diesen Berg arbeiten solltest.

Der Psychologe Victor Vroom hat bereits in den 1960er-Jahren ein Modell entwickelt, das Motivation, stark vereinfacht, von drei Fragen abhängig macht:

1. Ist das Ergebnis für mich erstrebenswert?
2. Glaube ich, dass mein Handeln tatsächlich zu diesem Ergebnis führt?
3. Und traue ich mir zu, die dafür notwendige Leistung zu erbringen?

Oder etwas alltagstauglicher:

• Weiß ich, wo ich hinwill und warum?
• Weiß ich, wie ich dorthin komme?
• Und glaube ich, dass ich diesen Weg gehen kann?

Fehlt einer dieser Bestandteile, wird es schwierig mit der Motivation. Das Spannende an Vrooms Modell ist: Die Faktoren können sich nicht einfach gegenseitig ausgleichen. Sie werden miteinander multipliziert. Liegt einer davon praktisch bei null, retten Dich auch zwei hervorragende Werte bei den anderen Faktoren nicht.

Deshalb lohnt es sich bei Produktivitätsproblemen, nicht reflexartig die nächste Methode auszuprobieren.

Wenn Du nicht weißt, was Du erreichen willst, brauchst Du vermutlich zuerst Klarheit:

• Kennst Du das Ziel, hast aber keine Ahnung, wie Du anfangen sollst, brauchst Du einen machbaren nächsten Schritt.
• Kennst Du den Weg, bist aber überzeugt, dass Du ihn ohnehin nicht schaffst, helfen kleinere Etappen, Unterstützung oder bessere Rahmenbedingungen.
• Und wenn Ziel, Weg und Machbarkeit klar sind und Du Dich trotzdem nicht aufraffen kannst, bleibt noch eine etwas unangenehmere Frage: Ist Dir das Ergebnis überhaupt wichtig genug?

Gerade im Arbeitsalltag ist das gar nicht so leicht zu beantworten. Schließlich besteht ein beträchtlicher Teil unserer Arbeit aus Dingen, auf die wir nicht gerade seit dem Aufstehen sehnsüchtig gewartet haben.

Kaum jemand klappt morgens begeistert den Laptop auf und denkt: „Endlich die Reisekostenabrechnung vom letzten Monat. Genau dafür bin ich heute aufgestanden.“

In solchen Fällen kann es helfen, nicht auf die Tätigkeit selbst zu schauen, sondern darauf, was sich durch sie verändert.

• Nicht: Ich muss endlich meine Ablage aufräumen.​
  Sondern: Ich habe keine Lust mehr, jedes Mal zehn Minuten Detektiv zu spielen, wenn ich ein bestimmtes Dokument brauche.
• Nicht: Wir müssen unsere internen Abläufe dokumentieren.​
  Sondern: Wir wollen nicht bei jeder Ferienvertretung wieder herausfinden müssen, wie zum Teufel das hier funktioniert.
• Nicht: Ich muss diese unangenehme Entscheidung endlich treffen.​
  Sondern: Ich möchte nicht noch zwei Wochen lang jeden Morgen über dieselbe offene Frage nachdenken.

Die Aufgabe ist danach immer noch dieselbe. Aber der Grund, sie zu erledigen, wird plötzlich konkreter.

Du räumst nicht einfach eine Ablage auf. Du kaufst Dir weniger Sucherei. Mit einer dokumentierten Routine kaufst Du Dir weniger Abhängigkeiten. Mit einer getroffenen Entscheidung kaufst Du Dir eine offene Schleife weniger im Kopf.

Manchmal kaufst Du Dir damit Ruhe. Manchmal Freiheit. Und manchmal schlicht weniger Arbeit für Dein zukünftiges Ich.

Natürlich funktioniert das nicht bei jeder Aufgabe. Manche Dinge sind und bleiben lästig. Kein noch so kunstvoll formuliertes „Warum“ verwandelt eine administrative Pflicht plötzlich in eine erfüllende Lebenserfahrung.

Aber der Perspektivwechsel kann etwas anderes bewirken: Die Arbeit bekommt wieder einen Zusammenhang.

Bei Produktivität reden wir erstaunlich oft so, als bestünde die Aufgabe hauptsächlich darin, Menschen möglichst effizient durch einen Stapel von Aufgaben zu schleusen. Als müssten wir nur das perfekte System finden und würden dann zuverlässig eine Aufgabe nach der anderen abarbeiten.

So funktionieren Menschen aber nicht.

Wir investieren unsere Energie eher, wenn wir erkennen können, wohin sie führt und warum es sich lohnt, sie zu investieren.

Deshalb ist die wichtigste Frage bei einem Produktivitätsproblem nicht:

„Wie bekomme ich mehr erledigt?“

Sondern:

„Was davon ist es für mich wert, erledigt zu werden, und was wird für mich besser, wenn ich es tue?“