34 E-Mails beantwortet. Und trotzdem unproduktiv.

Bei Zeitmanagementbüchern ist schnell von „altem Wein in neuen Schläuchen“ die Rede. Als Autor eines solchen Buches sollte ich mit dieser Formulierung vorsichtig sein, denn auch bei mir findet sich der eine oder andere bekannte Tropfen: Eisenhower, Pareto, Priorisierung, To-do-Listen. Ich habe immerhin versucht, mit KI einen modernen Schlauch darumzubauen.

Soeben ist ein neues Buch erschienen, welches zwar auf den ersten Blick ebenfalls auf bewährten Themen aufbaut, diesen aber einen spannenden Dreh verpasst: „The 12 Levers“ von Spencer Greenberg und Jeremy Stevenson.

Die beiden Autoren haben 106 Zeit- und Selbstmanagementbücher und 23 Therapieformen untersucht und dabei rund 500 unterschiedliche Methoden herausgearbeitet. Anschließend haben sie versucht, diese auf ihre grundlegenden Mechanismen zurückzuführen.

Das Ergebnis sind zwölf „Hebel“, mit denen wir unser Leben verändern können. Manche davon sind wenig überraschend: Gedanken anders bewerten, Ängsten nicht ausweichen, auf den eigenen Körper achten, besser kommunizieren oder die Aufmerksamkeit bewusster steuern.

Ein Hebel hat mich allerdings besonders interessiert. Die Autoren nennen ihn „Tune the Productivity Equation“.

Dahinter steckt eine bemerkenswert einfache Gleichung:

Produktivität = Zeit × Effizienz × Wichtigkeit

Die ersten beiden Faktoren (Zeit und Effizienz) kennen wir bestens: Wenn Du produktiver werden möchtest, kannst Du mehr Zeit investieren. Eine Stunde länger arbeiten, weniger Pausen machen, früher anfangen. Solche Dinge halt.

Oder Du steigerst Deine Effizienz. Du reduzierst Unterbrechungen, verbesserst Deine Abläufe, automatisierst Routineaufgaben oder lernst, Dich besser zu konzentrieren. Alles schon mal gehört. Um diese Dinge dreht sich ein großer Teil dessen, was wir gewöhnlich unter Produktivität verstehen.

Doch dann gibt es noch den dritten Faktor: Wichtigkeit.

Und der verändert die Rechnung grundlegend.

Nehmen wir an, Du könntest Deine Effizienz um 20 Prozent steigern. Das wäre bereits beachtlich. Vielleicht schaffst Du durch bessere Konzentration, klügere Abläufe und weniger Unterbrechungen in fünf Stunden das, wofür Du vorher sechs gebraucht hast.

Aber was wäre, wenn Du stattdessen eine Tätigkeit, deren Nutzen vergleichsweise gering ist, durch etwas ersetzt, das für Dich fünfmal wertvoller ist?

Dann reden wir nicht mehr über 20 Prozent. Darin steckt der eigentliche Hebel.

Du kannst Deine verfügbare Zeit nicht beliebig vervielfachen. Auch Deine Effizienz hat natürliche Grenzen. Bei der Wichtigkeit sind die Unterschiede dagegen gewaltig. Eine Stunde kann fast bedeutungslos sein oder enorm viel bewirken.

Deshalb ist die Frage „Wie kann ich das effizienter erledigen?“ häufig gar nicht die wichtigste. Wer mir schon länger folgt, hat das vermutlich nicht zum ersten Mal von mir gehört.

Die wichtigere Frage lautet:

Warum erledige ich es überhaupt?

Das klingt zunächst nach klassischem Zeitmanagement: unwichtige Aufgaben streichen, Meetings hinterfragen, E-Mails reduzieren.

Aber hier wird die Idee für mich erst richtig interessant. Denn „wichtig“ bedeutet in dieser Gleichung ausdrücklich nicht: beruflich wichtig.

Es geht darum, ob etwas zu dem beiträgt, was Dir etwas bedeutet.

Und damit kann ein Abendessen mit Deinem Partner wichtiger sein als eine weitere Stunde Arbeit. Sport kann wichtiger sein als ein leerer Posteingang. Eine Reise kann wichtiger sein als ein zusätzlich abgeschlossenes Projekt.

Sogar zwei Stunden vor dem Fernseher können wichtig sein.

Das klingt in einem Newsletter über Produktivität zunächst fast wie ein Widerspruch. Schließlich haben wir uns daran gewöhnt, Freizeitaktivitäten schnell in zwei Kategorien einzuteilen: die „sinnvollen“ und die „verschwendeten“.

Sport: sinnvoll.

Ein Buch lesen: sinnvoll.

Eine Sprache lernen: sinnvoll.

Zwei Folgen einer großartigen Serie schauen: verdächtig.

Aber warum eigentlich?

Wenn Du einen Film genießt, gemeinsam mit Deinem Partner über eine Serie lachst oder nach einem anstrengenden Tag zwei Stunden wunderbar abschaltest, dann ist in dieser Zeit etwas entstanden, das Du möglicherweise tatsächlich wertschätzt: Freude, Erholung, Nähe, gemeinsame Erinnerungen.

Natürlich kann Fernsehen auch Zeitverschwendung sein.

Genauso wie Arbeiten.

Der Unterschied liegt nicht in der Tätigkeit selbst. Sondern darin, was sie Dir bringt und ob Dir das wichtig ist.

Das führt zu einer etwas ungewohnten Konsequenz: Ein Mensch kann am Sonntag wandern gehen, anschließend drei Stunden mit Freunden zusammensitzen und abends einen Film schauen; und nach dieser Definition einen ausgesprochen produktiven Tag gehabt haben.

Ein anderer kann zehn Stunden am Computer sitzen, 34 E-Mails beantworten, seine Ablage neu strukturieren und fünf Punkte von seiner Aufgabenliste streichen und einen ziemlich unproduktiven Tag gehabt haben.

Nicht weil Arbeit unwichtig und Freizeit wichtig wäre.

Sondern weil Aktivität selbst keinen Wert erzeugt.

Deshalb gefällt mir diese Definition von Produktivität.

Sie holt den Begriff aus der Arbeitswelt heraus.

Produktivität bedeutet dann nicht mehr, möglichst viel Output zu erzeugen. Es bedeutet, die begrenzten Ressourcen Deines Lebens (Zeit, Aufmerksamkeit und Energie) so einzusetzen, dass möglichst viel von dem entsteht, was Dir tatsächlich wichtig ist.

Das können beruflicher Erfolg und Geld sein. Aber genauso Gesundheit, eine gute Beziehung, Freundschaften, Neugier, Abenteuer, Erholung, Genuss oder einfach Spaß.

Und plötzlich sieht auch die Frage nach „Zeitverschwendung“ ein wenig anders aus.

Eine Stunde Instagram ist nicht automatisch verschwendet. Vielleicht hast Du Dich großartig amüsiert und wolltest genau das. Problematisch wird sie eher dann, wenn Du eigentlich zehn Minuten schauen wolltest, nach einer Stunde aufblickst und Dich fragst, warum Du immer noch dort bist.

Die interessantere Grenze verläuft deshalb gar nicht zwischen produktiver und unproduktiver Zeit, sondern zwischen zwei anderen Arten von Zeit:

Zeit, die Du bewusst gegen etwas eintauschst, das Dir wichtig ist. Und Zeit, die einfach verschwindet.

Das gilt übrigens genauso für die Arbeit: Wir optimieren unseren E-Mail-Workflow, anstatt uns zu fragen, welche E-Mails überhaupt eine Antwort brauchen. Wir suchen nach einem besseren System für unsere Aufgabenliste, anstatt einige Aufgaben zu streichen. Wir perfektionieren Präsentationen, deren zusätzliche fünf Prozent Qualität niemand bemerken wird.

Das Gefährliche daran: All das fühlt sich produktiv an. Du kannst nach einem solchen Tag sogar ausgesprochen zufrieden sein. Die Aufgabenliste ist kürzer. Der Posteingang leerer. Zwölf Dinge sind erledigt. Nur sagt die Zahl der erledigten Aufgaben erstaunlich wenig darüber aus, ob Du Deine Zeit gut eingesetzt hast.

Die Gleichung aus „The 12 Levers“ führt deshalb zu einer Unterscheidung, die ich ausgesprochen hilfreich finde:

Effizienz fragt: Mache ich die Dinge richtig?

Wichtigkeit fragt: Mache ich die richtigen Dinge?

Und „die richtigen Dinge“ sind nicht automatisch diejenigen, die auf einer Aufgabenliste stehen.

Manchmal ist die richtige Entscheidung, eine Aufgabe zu streichen. Manchmal solltest Du etwas delegieren oder nur halb so gründlich machen.

Und manchmal ist die richtige Entscheidung schlicht, den Laptop zuzuklappen.

Das gilt auch für Perfektionismus. Bevor Du weitere zwei Stunden in eine bereits gute Arbeit investierst, könntest Du Dich fragen, welchen zusätzlichen Wert diese zwei Stunden tatsächlich erzeugen. Dass etwas danach besser sein wird, reicht als Begründung noch nicht.

Denn diese zwei Stunden haben eine Alternative.

Du könntest Sport machen. Deine Eltern anrufen. Mit Deinem Partner essen gehen. Ein Buch lesen. Einen Ausflug planen. Schlafen.

Oder einfach gar nichts tun.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht:

„Kann ich diese zwei Stunden sinnvoll für meine Arbeit nutzen?“

Sondern:

„Welche Verwendung dieser zwei Stunden erzeugt für mich den größten Wert?“

Und das ist ein wesentlich anspruchsvollerer Vergleich.

Hier wird die Sache für mich auch im Zusammenhang mit KI interessant.

KI erleichtert es immer mehr, unsere Effizienz zu steigern. Eine E-Mail, für die Du früher zehn Minuten gebraucht hast, entsteht in zwei. Eine Recherche dauert statt drei Stunden nur noch 45 Minuten. Aus Stichpunkten wird innerhalb weniger Sekunden eine Präsentation.

Das ist zweifellos nützlich. Aber KI löst damit zunächst nur einen Teil der Gleichung.

Wenn Du eine unwichtige Aufgabe mit KI fünfmal schneller erledigst, hast Du Deine Effizienz beeindruckend gesteigert.

Die Aufgabe bleibt trotzdem unwichtig.

Und es gibt sogar einen gegenteiligen Effekt: Je leichter uns Technologie das Erledigen macht, desto größer wird die Versuchung, Dinge zu produzieren, die wir ohne diese Technologie vernünftigerweise gar nicht produziert hätten.

Plötzlich erstellen wir noch einen Bericht, noch eine Auswertung, noch drei Varianten eines Textes, noch eine Präsentation. Nicht unbedingt, weil wir sie brauchen. Sondern weil wir es können.

Das könnte zu einer der großen Ironien der KI-Ära werden: Wir werden immer besser darin, Dinge zu erledigen, und müssen deshalb immer sorgfältiger darüber nachdenken, welche Dinge es überhaupt wert sind, erledigt zu werden.

Der größte Produktivitätsgewinn durch KI liegt langfristig deshalb gar nicht darin, dass sie unsere Aufgaben schneller erledigt.

Interessanter wäre eine KI, die uns dabei hilft, zu erkennen, dass manche dieser Aufgaben nicht auf unserer Liste stehen sollten. Die unsere Ziele, Prioritäten und Werte versteht, Alternativen sichtbar macht und gelegentlich die Frage stellt: „Warum willst Du dafür Deine Zeit verwenden?“

Bis dahin können wir uns diese Frage selbst stellen. Nicht bei jeder einzelnen Tätigkeit. Aber gerade bei den Dingen, die Woche für Woche Stunden verschlingen, lohnt sich ein kleiner Test: Was gibt mir diese Zeit? Ist mir das wichtig? Würde ich mich hinterher wieder dafür entscheiden? Und was könnte ich stattdessen mit dieser Zeit anfangen?

Die nächste Frage gefällt mir dabei besonders. Denn das ist ein besserer Maßstab als die übliche Unterscheidung zwischen „produktiver“ und „unproduktiver“ Zeit: Bin ich froh, dass ich meine Zeit so verbracht habe?

Wenn die Antwort nach einem Abend mit Freunden „Ja“ lautet, war dieser Abend nicht verschwendet.

Wenn die Antwort nach zwei Stunden Fernsehen „Ja“ lautet, waren auch diese zwei Stunden nicht verschwendet.

Und wenn die Antwort nach drei Stunden hochkonzentrierter Arbeit „Nein“ lautet, sollten wir zumindest darüber nachdenken, ob „produktiv“ das richtige Wort dafür ist.

Wir sollten deshalb etwas weniger darüber nachdenken, wie wir noch effizienter werden, und uns dafür häufiger fragen:

Wenn meine Zeit tatsächlich meine knappste Ressource ist, bekommt dann das, was mir in meinem Leben wichtig ist, auch einen entsprechend großen Anteil davon?